Prenez votre carrière en main

Utilisez les principes du management de projet pour dessiner votre plan de carrière 

Le désir de progresser dans sa carrière

Nous sommes nombreux à vouloir passer au niveau suivant. Toutefois, réussir sa carrière et devenir un véritable professionnel n'arrive pas par hasard. Cela prend du temps, demande beaucoup d'efforts et de planification.

Après tout, un manager de projet ne pourrait considérer gérer un projet sans y avoir penser et l'avoir planifier dans les moindres détails, gérer son propre développement de carrière est très similaire.

Ce que nous devons inclure et ce sur quoi nous devons nous focaliser lorsque nous planifions un projet est sous doute évident mais que devons nous planifier lorsqu'il s'agit de notre propre carrière?

Le meilleur point de départ pourrait être de définir les objectifs de long-termes que ce soit pour votre développement personnel mais aussi pour votre carrière. Posez-vous la question, qu'est-ce que je veux?

• Gérer des projets beaucoup plus complexes, plus coûteux, qui me challenge?
• Poursuivre une carrière dans le management de projet et le management de programme?
• Me spécialiser dans un domaine particulier plus technique et améliorer mes compétences dans ce domaine?
• Ou faire autre chose?

Réfléchir sur ces questions permet de ne pas prendre de décision à la hâte ou sur le moyen terme. De plus, votre développement aura plus de chances de se rapprocher de vos véritables objectifs. Cela semble plein de bon sens mais est-ce si facile dans la pratique?


                     Réfléchissez à vos 
                     expériences récentes,
                     particulièrement vos
                     succès. Qu'avez-vous 
                     trouver d'enrichissant?


Si vous faites partie d'une entreprise qui a investi dans des plans de développement et d'évolution de carrière pour ses salariés, alors c'est déjà un très bon point de départ. Les bases du planning et des options de développement sont déjà en place, mais vous devez également y adhérer, et initier ce développement et ces futurs changements.

Cependant, si vous ne travaillez dans ce type d'environnement, vous pourriez chercher à établir vous même votre profil souhaité en recherchant d'autres roles qui vous intéressent. Vous pouvez utiliser ces références pour identifier votre manque de connaissances dans tel ou tel domaine ou compétences pour votre rôle actuel et pour le rôle que vous convoiter. Cela vous aidera également à comprendre les besoins pour débuter ce nouveau rôle.

Les prochaines étapes

Une fois que vous avez clairement défini votre but ou role désiré; et que vos capacités actuelles vous le permettent:

                     La réussite de votre 
                     développement de carrière 
                     est entre vos mains.

• Considérez vos points forts et vos faiblesses. Demandez-vous: qu'est-ce qui a bien fonctionné pour moi par le passé? Est-ce que j'étais à l'aise pour finaliser certains projets, où y avait-il des moments où je me suis senti débordé, stressé?
• Réfléchissez à vos expériences récentes, particulièrement vos succès. Qu'est-ce que j'ai trouvé le plus enrichissant? Dans quel domaine ai-je particulièrement réussi?
• Considérez les lacunes que vous avez identifiés plus tôt. Qu'est-ce que je dois acquérir absolument, quel savoir, compétences, qualifications et expériences afin d'atteindre mes objectifs de carrière?
• Structurez votre plan de développement, assurez-vous que vous incluez les qualifications dont vous aurez besoin pour vous élever et les opportunités d'apprendre d'autres personnes que ce soit à travers des expériences, des séminaires, du networking, du coaching ou du mentoring. Il est possible dans certaines entreprises de rechercher un mentor généralement ayant un poste plus élevé dans l'entreprise et de pouvoir passer quelques heures par mois avec cette personne. 
• Vérifiez que vous avez un plan cohérent et défini et qu'il est parfaitement en accord avec vos désirs sur le moyen et le long terme. 

La communication est clé

Une fois que vous êtes contents de votre plan, partagez-le avec vos collègues et votre manager direct. Discuter de ce plan avec d'autres personnes de votre industrie et qui influencent les décisions. Vous pouvez également mettre à jour votre CV et profils professionnels tels que LinkedIn afin d'y ajouter les nouvelles compétences ou expériences acquises. De nombreux recruteurs recherchent également via ces outils les candidats adéquats pour différents postes. Si aucun poste ne se libère au sein de votre entreprise, recherchez également les offres d'emploi se rapprochant le plus de votre role idéal et commencer à postuler. Votre succès de carrière est en fait entre vos mains.

Comment gérer sa surcharge de travail ?

Des soirées passées à rédiger des emails, des pauses déjeuners devant son bureau en conférence téléphonique, aujourd’hui le travail en entreprise peut être intense. Les nouvelles technologies ont accéléré le rythme du travail et nécessitent désormais une concentration plus importante de la part des collaborateurs. 

Avec l’augmentation des flux constants d’informations à traiter, le 9h-5h a explosé pour certains cadres contraints à travailler de leur laptop ou de leur BlackBerry dans le train et chez eux le soir. 

Une minute vous pensez que tout est sous contrôle et la suivante, vous êtes submergés par vos emails, réunions et autres tâches à réaliser. La pression peut tout naturellement causer beaucoup de stress et de nuits blanches. Gérer sa surcharge de travail est l’un des défis à relever pour les employés mais aussi les entreprises qui souhaitent travailler de façon plus efficace afin de garder leurs clients satisfaits.

Alors comment gérer la charge de travail quand vous n’avez pas d’autres choix que de respecter les délais imposés. Voici dix conseils qui peuvent vous aider à travailler plus intelligemment et plus efficacement. 

1.Évaluez votre situation actuelle

Avant de faire quoi que ce soit d'autre, asseyez-vous et listez les projets et tâches actuels. Identifiez le type d’activités qui sont trop chronophages et essayez de trouver une solution pour réduire le temps passé sur chacune de ces tâches. Ce peut être le format du reporting envoyé à vos clients par exemple. Demandez-vous, ce reporting peut-il être réduit/simplifié, pouvez-vous l’automatiser ou encore le déléguer à une autre équipe. Autre exemple, demandez-vous s’il est nécessaire d’organiser ou d’assister à telle ou telle réunion. Sont-elles toutes nécessaires et productives ? Etes-vous indispensable dans chacune d’elles ? Les réunions n’ont pas toujours besoin de durer une heure complète, peuvent-elles être réduites à une demi-heure ? Ayez également une idée claire du contenu de la réunion lorsque vous l’organisez. Pouvez-vous mettre en place une approche à la gestion de projet telle qu’Agile ?

2. Définissez les priorités. 

Il y aura toujours du travail supplémentaire que vous n’aurez pas le temps de terminer. Acceptez le fait que vous ne pourrez pas tout faire et privilégiez les tâches les plus importantes. Créez une liste de tous les projets ou tâches urgentes et ordonnez les par priorité. Même si vous avez plusieurs projets en cours et de nombreuses tâches à réaliser, une liste clairement définie des priorités vous aidera à respecter les délais. Pour cela, l’un des outils les plus appréciés est la matrice d’Eisenhower. Cet outil permet d’organiser son temps en indiquant dans un tableau l’importance et l’urgence de la tâche. 

3. Limitez votre temps pour chaque tâche.

Estimez le temps nécessaire que vous devez consacrer à une tâche ou un projet et ne dépasser pas le temps que vous vous êtes impartis. Passer cinq heures d’affilées sur le même document ou la même feuille Excel peut parfois être du temps perdu. Il vaut mieux faire une pause et recommencer ensuite. Eviter également les tâches réalisées par automatisme qui font perdre du temps comme vérifier trop souvent les statistiques de son site, regarder son flux RSS, l’intranet ou les actualités. Evitez également de vouloir trop aider vos collègues. Certains vont venir vers vous car vous avez la connaissance sur un sujet mais si cela n’est pas directement lié à votre position alors dirigez-les vers la bonne personne à défaut de vous laisser déborder. Les conversations sont également une autre source de perte de temps, délimitez le temps de discussion et focalisez-vous de nouveau sur le travail à accomplir.

4. Fixez des délais réalistes

L'une des principales raisons pour lesquelles la charge de travail peut devenir un problème est lorsque vous ne vous donnez pas assez de temps pour terminer un projet. Les clients peuvent souvent exiger un travail rapidement et faire pression sur vous en fixant des délais irréalistes. Il se peut également que vous vous mettiez cette pression vous-même. N’ayez pas peur de vous donner le temps nécessaire pour compléter un travail en expliquant au client d’une façon plus détaillée les raisons pour lesquelles ce travail nécessite tel nombre d’heures. En fixant des échéances réalistes, vous évitez de décevoir le client sur le long terme. Si le client se plaint, rappelez simplement que vous voulez produire un travail de qualité ce qui implique du temps supplémentaire.

5. Soyez organisé

Un bureau bien rangé, des dossiers correctement nommés et ordonnés et une boîte de courrier électronique avec des sous-dossiers permettent de gagner du temps et permet également de garder l’esprit clair et désencombré. Créez un calendrier et planifiez vos projets à l’avance. Pour vos projets, utilisez Excel ou un logiciel de gestion des tâches. Pensez à insérer le lien vers ce hub dans tous vos emails de communication en relation avec ce projet. L’organisation est également la clé d’une bonne communication, par exemple gardez un même nom de projet sur tous les supports afin d’éviter la confusion.

6. Externalisez et automatisez

Si vous n’avez pas assez d’heures dans la journée pour réaliser votre travail, pensez à externaliser et à automatiser les tâches. Certains pensent qu’en faisant tout par eux-mêmes, ils économisent de l’argent. Cependant, votre temps sera mieux investi ailleurs, utilisez vos compétences pour prendre de la hauteur et vous focaliser sur ce qui importe le plus que ce soit la stratégie, la planification des projets, la négociation d’importants contrats. Pour le reste que ce soit l’administratif, la revue de documents et autres tâches répétitives, pensez à externaliser. Automatisez vos rapports, de nombreux logiciels existent désormais pour mettre à jour automatiquement les données, ne passez donc pas votre temps à le faire manuellement.

7. Ne soyez pas trop perfectionniste.

Cela n’implique pas que la médiocrité est acceptable loin de là. Cependant, gardez à l’esprit que le temps vous est compté et évitez de passer trop de temps à peaufiner votre travail ou sur des petits détails car vous n’arriverez jamais au bout. Fixez-vous des limites et si vous avez peu de temps devant vous, privilégiez le fond à la forme. La perfection est une poursuite de l'impossible et les perfectionnistes ont tendance à avoir un sentiment perpétuel d'inaccomplissement.

8. Tenez-vous en au plan

Peu importe le domaine dans lequel vous travaillez – lorsque votre carte de route est défini, tenez-vous y. Eviter de changer de stratégie ou de faire de trop nombreuses modifications au plan initial car cela crée des confusions ou des quiproquos sur le travail et peut très souvent vous retarder.

9. Eloignez-vous des distractions

Si la charge de travail est trop importante et que vous n’avancez pas comme vous le souhaitez alors c’est que vous êtes peut-être plus distrait que vous le devriez. Pensez à éteindre parfois votre téléphone ainsi que votre Outlook. Consacrez une heure pleine à votre travail le plus important et assurez-vous ainsi de ne pas être dérangé. Evitez également de vous connecter aux médias sociaux lorsque vous avez besoin de se concentrer et de respecter un délai.

10. Prendre soin de soi-même

Même si vous être débordés, n’oubliez pas de maintenir un rythme de vie au risque de perdre le contrôle et d’être trop stressé. Gardez du temps pour manger, ne sautez pas de repas car vous seriez fatigué et non productif. Gardez également assez d’heures de sommeil même si vous n’avez pas terminé vos tâches. Couchez-vous à heures fixes et dormez de 7 à 8h pour garder une bonne hygiène de vie.